Vanaf 25 mei 2018 zal de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), de Nederlandse privacytoezichthouder, de nieuwe privacywet (AVG) gaan handhaven. Ledenorganisaties, verenigingen, stichtingen, sportclubs, verenigingen van eigenaren, alle vormen van verenigingen, groot en klein, moeten aan de AVG voldoen. De nieuwe wet verwacht van verenigingen om actief veel stappen te ondernemen: alles omtrent privacy uitzoeken, regelen en vastleggen. Het is een inspanningswet.

Rijvereniging De Grensruiters (hierna te noemen ‘rijvereniging’) verwerkt persoonsgegevens uitsluitend in overeenstemming met de bepalingen van de Wet bescherming persoonsgegevens, alsmede overige toepasselijke wet- en regelgeving. De persoons-, organisatie- of bedrijfsgegevens worden binnen het kader van de bedrijfsvoering van de rijvereniging gebruikt.

Voor het ontvangen van informatie en voor het participeren aan sommige activiteiten is de verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk of gewenst. Als rijvereniging verzamelen wij slechts persoonsgegevens die wij gebruiken voor onze administratie, de terugkoppeling aan de KNHS en voor het organiseren van wedstrijden.

Deze persoonsgegevens bestaande uit naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, emailadres, bankrekeningnummer, gegevens paard/pony en zijn met toestemming van de betrokken persoon aan ons verstrekt om te zorgen voor uitvoering van de overeengekomen afspraak; lidmaatschap of deelname aan een door De Grensruiters te organiseren wedstrijd.

De rijvereniging verwerkt de persoonsgegevens. Hieronder wordt verstaan het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, verspreiden, beschikbaar stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen, uitwissen en vernietigen van gegevens.

De verwerking van de persoonsgegevens ligt slechts bij de leden van het bestuur en zij hebben als verplichting zorg te dragen voor het bewaren van de (digitale) gegevens op een beveiligde omgeving en zijn geheimhouding verplicht. Centraal wordt de informatie opgeslagen in het mailaccount ‘grensruitershunsel@hotmail.com’. Het wachtwoord voor dit account wordt per zittingsperiode aangepast. Daarnaast bewaren de afzonderlijke bestuursleden in het kader van zijn/haar functie binnen het bestuur de betreffende informatie onder het privé account / -computer. Bij het wisselen van een bestuurslid zorgt het vertrekkende bestuurslid voor overdracht naar de betreffende bestuurder en/of verwijdert de gegevens van zijn privé account / - computer.

De rijvereniging mag persoonsgegevens in een (digitaal) archief bewaren als dit bestemd is voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden. De rijvereniging moet de gegevens vernietigen als ze niet meer nodig zijn voor het doel van het archief.

De rijvereniging is gerechtigd zowel deelnemerslijsten van wedstrijden of andersoortige evenementen als uitslagen te publiceren op de website of andere media van rijvereniging De Grensruiters. De rijvereniging is gerechtigd en verplicht de uitslagen van wedstrijden of andere relevante informatie te verstrekken aan de KNHS.

De rijvereniging draagt naar haar beste vermogen zorg voor de privacy van iedere wederpartij die gebruik maakt van de diensten van de rijvereniging.

De rijvereniging maakt slechts gebruik van de persoonsgegevens als is aangegeven dat hierop prijs wordt gesteld middels het aanleveren van deze informatie. Persoonsgegevens die worden vastgelegd, worden vertrouwelijk behandeld en zullen niet worden verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met het doel waarvoor deze gegevens zijn verkregen. De rijvereniging verstrekt persoonsgegevens niet zonder uitdrukkelijke toestemming aan een derde, tenzij de rijvereniging daartoe verplicht is op basis van de wet of een rechterlijke uitspraak of anders is aangegeven in deze voorwaarden.

Een ieder kan de rijvereniging te allen tijde verzoeken zijn/haar gegevens in te zien, te wijzigen of definitief te laten verwijderen. Indien een wederpartij bezwaar heeft tegen voormeld gebruik kan dat schriftelijk aan de rijvereniging ter kennis worden gebracht.

Aldus vastgesteld tijdens de voorjaarsvergadering op 26 april 2018.

Het bestuur van De Grensruiters te Hunsel

Hunsel, februari 2018